SOCIAL – La signature électronique RH

Actualité Social du 20 mars 2018

De nombreux systèmes de sécurisation informatiques et mobiles sont désormais présents dans votre vie quotidienne. Ils présentent tous un degré varié dans la qualité d’authentification de l’opérateur, et l’obtention d’un mot de passe peut être soumise à une procédure plus ou moins complexe. Ces différentes méthodes sont parfois combinées afin d’obtenir la preuve de votre identité.

L’application dans le domaine de la gestion des ressources humaines, ne fait pas exception à ces principes d’identification prochainement renforcés par la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD).
Confrontée à cette multitude de moyens, Maître Viviane VIDALIE, Avocate à la Cour de Toulouse, nous précise différentes notions et les règles de bases qu’il convient de respecter.

La signature électronique

Définition

La signature électronique est une donnée qui se présente sous forme de code, message ou fichier servant à authentifier son auteur.

La signature électronique « avancée » présente les caractéristiques suivantes :
• elle doit être liée uniquement au signataire,
• elle doit permettre d’identifier le signataire,
• elle doit être créée par des moyens qui peuvent être conservés sous contrôle exclusif du signataire,
• elle doit être liée aux données auxquelles elle se rapporte afin d’en garantir l’intégrité.

Valeur de la signature électronique

La signature électronique, qui présente les garanties énoncées, produit des effets identiques à la signature manuscrite.

La signature électronique peut donc parfaitement être utilisée dans la rédaction des documents sociaux.

Le cachet électronique : une alternative à la signature électronique

Ces nouveaux services ne figurent pas encore dans le code civil. Ce ne sont pas des signatures au sens juridique, mais des signatures « techniques » vérifiées à l’aide d’un certificat serveur (documents authentifiés). Elles seront utilisées pour valider juridiquement une multitude de documents (factures, bulletin de paie, proposition de contrat en ligne, etc.), échanges ou transactions électroniques au même titre qu’une signature par griffe au sens commercial du terme.

Attention, en revanche, à ne pas confondre signature électronique, signature scannée ou encore signature de mail.

La signature scannée dès lors qu’elle ne possède pas les mêmes garanties que la signature ne peut avoir la même force probatoire, dans la mesure où elle ne permet pas d’identifier avec certitude son auteur. C’est ainsi que la Chambre sociale de la Cour de Cassation a pu considérer qu’une lettre de licenciement sur laquelle figurait une signature scannée était irrégulière. Cette irrégularité est certes regrettable, mais elle doit aujourd’hui s’apprécier à la lueur des ordonnances Macron.

Le courrier électronique (mail) n’est pas à lui seul constitutif d’une preuve. Il sera considéré par les juridictions comme un simple commencement de preuve.

Signature électronique et courrier électronique n’ont donc pas la même portée juridique et ne doivent pas être utilisés aux mêmes fins. La signature électronique sécurise les documents qui nécessitent de l’être, Procès-Verbaux, éléments de la procédure disciplinaire, … Le courrier électronique est parfait pour transmettre de simples informations.

La mise à disposition de documents sociaux peut-elle se faire par internet ou intranet ?

La loi est venue alléger les obligations des employeurs à ce sujet.

Néanmoins, certains documents doivent être affichés indépendamment d’un accès intranet.

Pour faire simple, voici la liste des éléments à afficher dans l’entreprise, quelle que soit sa taille et le nombre de salariés :
• les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) de l’inspection du travail ainsi que le nom de l’inspecteur compétent ;
• les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement ;
• les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) des services de secours d’urgence ;
• le panneau de l’interdiction de fumer et de vapoter (depuis le 1er octobre 2017) : une signalisation rappelant l’interdiction de fumer doit être placée dans les locaux de travail et à l’entrée des locaux mis à la disposition des fumeurs ;
• les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques professionnels ;
• les panneaux pour l’affichage des communications syndicales et ce pour chaque section syndicale présente dans l’entreprise,
• les horaires collectifs de travail sur un document daté et signé, revu à chaque fois que ces horaires subissent des modifications (lorsque tous les salariés, affectés à un service ou un atelier travaillent selon le même horaire, vous précisez l’heure de début et de fin des journées de travail).

Afin de ne prendre aucun risque, le conseil est de rappeler sur ce même tableau d’affichage que l’ensemble des autres documents sont consultables sur l’intranet de l’entreprise si celle-ci a choisi ce mode de communication.