PAIE – DSN : Déclaration des frais professionnels

Actualité Paye, Social du 12 décembre 2024

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est devenue obligatoire pour toutes les entreprises en France et a pour but de simplifier les déclarations sociales. Elle permet d’inclure plusieurs types d’informations, y compris les frais professionnels. Voici un guide des principales règles juridiques et pratiques concernant la déclaration des frais professionnels dans la DSN.

La définition des frais professionnels 

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle, pour le compte de son employeur. Ces frais peuvent inclure :

• – les frais de déplacement (transport, hébergement, repas) ;
• – les frais de télétravail (matériel, connexion internet, etc.) ;
• – les frais de représentation (rencontres clients, événements professionnels).

Ces frais peuvent être remboursés par l’employeur de deux manières :

• – au réel : sur présentation de justificatifs (factures, tickets) ;
• – sous forme d’allocations forfaitaires : sans nécessité de justificatifs pour certaines dépenses (sous réserve de respecter les plafonds fixés par l’URSSAF).

Déclaration des frais professionnels en DSN

Dans la Déclaration Sociale Nominative, les frais professionnels doivent être déclarés de manière distincte des salaires, car ils sont exonérés de cotisations sociales, sous certaines conditions.

Codes Types de Personnel (CTP) à utiliser

En DSN, les montants des frais professionnels doivent être déclarés avec des Codes Types de Personnel (CTP) spécifiques, en fonction du type de frais. Par exemple :

• frais de déplacement : les remboursements au réel ou les allocations forfaitaires peuvent être déclarés avec un code dédié pour ces types de frais ;
• frais de télétravail : depuis 2020, un cadre spécifique a été défini pour la prise en charge des frais liés au télétravail, également soumis à déclaration.

Il est essentiel de respecter les codes spécifiques pour éviter des erreurs de calcul des cotisations.

Exonération des cotisations sociales

Les remboursements de frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales sous certaines conditions. Pour que cette exonération soit applicable, il faut que :

1. les frais soient engagés dans le cadre strict de l’activité professionnelle ;
2. les montants soient justifiés ou conformes aux plafonds d’exonération définis par l’URSSAF.

A savoir, les plafonds varient selon le type de frais (frais de repas, frais de déplacement, etc.). Par exemple, pour les frais de repas, les plafonds d’exonération sont révisés chaque année par l’URSSAF.

Particularités des frais de transport

En matière de frais de transport, les employeurs doivent prendre en charge une partie des frais de transport collectif des salariés (abonnement au train, métro, bus). Cette prise en charge est également exonérée de cotisations sociales et doit être déclarée en DSN avec les codes adéquats.

Pour les frais de véhicule personnel, les remboursements au titre des kilomètres parcourus à des fins professionnelles sont également soumis à des plafonds d’exonération. Les indemnités kilométriques doivent être calculées en fonction de la distance et du type de véhicule utilisé (voiture, moto, etc.).

Modalités de déclaration en DSN

Pour intégrer les frais professionnels dans la DSN :

• – vérifier les justificatifs (en cas de remboursement au réel) ;
• – utiliser les bons codes CTP dans la DSN pour distinguer les différents types de frais (transport, repas, télétravail, etc.) ;
• – respecter les plafonds d’exonération fixés chaque année par l’URSSAF.

Les frais professionnels déclarés en DSN sont contrôlés par l’URSSAF, qui peut, en cas d’anomalies ou de dépassements injustifiés des plafonds, requalifier les sommes en rémunération soumise à cotisations.

Sanctions en cas de non-respect

Le non-respect des règles de déclaration des frais professionnels en DSN ou des plafonds d’exonération peut entraîner des sanctions. En cas de requalification par l’URSSAF, les montants initialement exonérés peuvent être réintégrés dans l’assiette des cotisations sociales, ce qui peut entraîner un redressement.

En conclusion

La gestion des frais professionnels en DSN est une étape importante pour les entreprises, car elle permet de bénéficier des exonérations sociales tout en respectant les obligations déclaratives. Pour éviter tout redressement, il est crucial de suivre les règles de déclaration avec rigueur, en utilisant les bons codes DSN et en respectant les plafonds d’exonération applicables.

 

Rédacteurs : groupe de travail RH ABSOLUCE