SOCIAL – Le recrutement d’un salarié : une étape importante !

Actualité Droit du travail, Social du 4 octobre 2018

L’embauche d’un salarié, que ce soit le premier ou non, est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Afin de sécuriser l’arrivée de votre nouveau collaborateur et lui permettre de s’intégrer au mieux au sein de vos équipes, nous vous proposons un tour d’horizon des différentes étapes.

Définir ses besoins

La description du poste à pourvoir est la première des différentes étapes qu’il vous faudra conduire. En effet, la définition générale de l’emploi et du détail des missions que vous souhaitez confier à votre future recrue vous permettront de cibler votre recherche.

Les questions à se poser :

• Quel est le niveau de qualification de la personne que je recherche ?
• Quel devra être son niveau d’expérience ?
• Quelles qualités devront être privilégiées (autonomie, discrétion, sens du contact, etc.) ?
• Quelle rémunération est à prévoir (fixe, variable, avantages en nature…etc.) ?

De plus, afin de quantifier votre besoin, il vous faudra vous interroger sur le volume d’activité que représentent les tâches qui seront allouées à votre salarié. Ces éléments vous permettront notamment de répondre aux questions suivantes :
• Mon besoin est-il permanent ou temporaire (CDD ou CDI) ?
• Dois-je embaucher à temps complet ou à temps partiel ?

Le principe en France est d’avoir recours à un contrat à durée indéterminée. Cependant, si vous faites face à un surcroit d’activité, vous pouvez utiliser le contrat à durée déterminée dans la limite de dix-huit mois. En cas de remplacement d’un salarié absent, le CDD est également préconisé.

A noter : chaque contrat est assorti d’une période d’essai qui vous permet d’évaluer les compétences du salarié dans les conditions normales d’exécution de son travail et au salarié d’apprécier si les conditions d’emploi lui conviennent.

Utiliser les bons canaux de recherche

Lorsque l’on pense « recrutement », on imagine souvent que le candidat idéal se trouve en dehors de l’entreprise. Cependant, peut-être que certains de vos salariés actuels disposent de toutes les compétences requises ? La diffusion d’une annonce, à l’intérieur de votre organisation, peut éventuellement vous économiser un temps précieux.

Si ce n’est pas le cas, plusieurs moyens de recherche sont à votre disposition :
• diffusion d’une annonce (Pôle Emploi / APEC, presse, internet…etc.),
• prise de contact avec une agence de travail temporaire,
• appel à un cabinet de recrutement.

Les réseaux sociaux sont également un excellent moyen de prospecter.

Préparer l’arrivée de son collaborateur

Les aides à l’embauche

Une fois le collaborateur retenu et avant son arrivée, il est vivement conseillé d’étudier les possibilités quant aux aides octroyées pour l’embauche d’un nouveau salarié (voir notre dossier du mois).
Dans certains cas, il est possible d’envisager une action d’accompagnement par Pôle Emploi comme la préparation opérationnelle à l’emploi (POE) ou encore : l’action de formation préalable au recrutement (AFPR). Dans ce cas, la personne reste inscrite à POLE EMPLOI mais vient au sein de votre entreprise pour acquérir des compétences et y travailler.

Attention : pour être accordées, elles doivent la plupart du temps être demandées avant la prise de poste.

Les formalités administratives

Avant même de déclarer votre salarié, assurez-vous qu’il peut travailler en France. En effet, si votre salarié est de nationalité étrangère (hors Union Européenne) il est de votre responsabilité de vérifier la conformité de son autorisation de travail.

La déclaration préalable à l’embauche devra être, quant à elle, adressée à l’Administration dans les huit jours qui précèdent son arrivée au sein de votre entreprise. Dans le même temps, il faudra compléter votre registre unique du personnel.

Rappel : chaque salarié doit être convoqué à une visite d’information et de prévention dans les 3 mois qui suivent son embauche. En revanche, dans certains cas particuliers, la visite doit avoir lieu avant la prise de poste (pour les salariés mineurs ou bénéficiant d’une habilitation électrique par exemple).

Enfin, il conviendra de remettre au salarié, contre décharge, une liste d’informations indispensables afin d’éviter tout litige par la suite :
• les notices d’informations sur les couvertures Prévoyance et Frais de santé en place au sein de votre entreprise ;
• la notice d’information relative à la déclaration sociale nominative ;
• la note d’information concernant la protection de ses données personnelles ;
• le règlement intérieur de l’entreprise ;
• le livret d’épargne salariale le cas échéant.

Cette liste est non exhaustive et peut-être complétée par les dispositions propres au sein de votre société : charte informatique, informations sur la géolocalisation par exemple.
L’ensemble de ces documents doit être remis en main propre contre décharge ou peut être intégré dans un livret d’accueil.

Intégrer son nouveau salarié

Un recrutement n’est réussi qu’à la condition où le collaborateur prend possession de ses fonctions dans les meilleures conditions, et s’il s’intègre correctement dans l’entreprise. Selon son profil, cette phase sera plus ou moins longue. Parfois, cette intégration passera par une période de formation.

Réaliser une fiche de poste, rechercher la solution optimale ou encore vous accompagner lors de l’établissement des différentes formalités administratives : votre spécialiste en droit social peut vous aider, n’hésitez pas à le contacter !