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EXPERTISE COMPTABLE – Numérisation des factures papier
Actualité Expertise comptable du 27 mars 2018
Numérisation des factures papier, où en êtes-vous ? Dans cet article, nous faisons le point sur les modalités applicables, mais aussi sur les avantages de la numérisation au quotidien pour votre entreprise.
Un rappel des modalités applicables
Depuis le 30 mars 2017, des modalités de numérisation des factures papier sont applicables.
L’administration rappelle et précise que :
– l’entreprise doit conserver pendant 6 ans, sur support informatique ou sur support papier, les documents comptables permettant à l’administration d’assurer ses missions de contrôle,
– en cas de numérisation des factures papier, le résultat de cette opération doit être la copie conforme de l’original en image et en contenu,
– l’intégrité des fichiers numérisés doit être garantie par une procédure spécifique, et chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 et être horodaté,
– une facture papier dûment numérisée peut être considérée comme une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA ,
– par mesure de tolérance, ces dispositions s’appliquent également aux factures papier émises ou reçues antérieurement au 30 mars 2017 (actualités BOFiP du 7 février 2018).
Le constat AUDITIS et nos conseils en plus…
Archivage des originaux
Au quotidien, force est de constater qu’il est encore compliqué de produire des factures numérisées permettant de satisfaire à toutes les obligations fiscales. Il est donc important de conserver les documents originaux pour pouvoir les présenter en cas de contrôle.
Nous faisons un autre constat : la numérisation permet de simplifier la gestion administrative de l’entreprise !
Nous en sommes convaincus et pour cette raison, les actions et développements AUDITIS sont depuis toujours effectués dans le but de faciliter le travail de nos clients, en échangeant de façon rapide, sécurisée et confidentielle.
Nous communiquons en échangeant des données de façon dématérialisée, en partageant des ressources à la carte, en fonction des moyens et compétences dont disposent votre entreprise et vos collaborateurs.
Classement, recherche et consultation facilités
En ce qui concerne la numérisation des factures, vous pouvez transmettre facilement vos documents comptables à nos services, par le biais d’échanges de fichiers numériques.
Les documents numérisés sont archivés dans une base de données, permettant d’effectuer des recherches par mot clé. Cela permet par exemple de retrouver facilement le prix d’achat d’une référence ou de retrouver une facture en indiquant le nom du fournisseur sans retourner à la pièce papier. En plus, l’information est disponible partout dès lors que vous disposez d’un accès internet, par le biais des versions web (ordinateurs, appareils mobiles).
Ainsi, nous vous aidons à gagner du temps pour la comptabilité, les déclarations fiscales, les obligations juridiques et les relations avec les administrations !
