SOCIAL – Préparer ses entretiens annuels

Actualité Droit du travail, Social du 21 décembre 2017

Garantir la bonne marche de son entreprise, c’est aussi exercer son droit d’évaluation vis-à-vis de ses salariés. En effet, l’employeur, dans le cadre de son pouvoir de direction générale et « sous réserve de ne pas mettre en œuvre un dispositif d’évaluation qui n’a pas été porté préalablement à la connaissance des salariés, (…) tient de son pouvoir de direction né du contrat de travail, le droit d’évaluer le travail de ses salariés » (Cass. soc., 10 juill. 2002, no 00-42.368 ).

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Entretiens obligatoires et entretiens facultatifs

L’entretien annuel d’évaluation est facultatif

L’organisation de cet entretien relève du pouvoir de direction de l’employeur. En effet, Le Code du Travail ne l’impose pas.

Il est toutefois conseillé de le faire dans la mesure où l’employeur doit s’appuyer sur des éléments objectifs pour justifier ses décisions en matière de rémunération ou de promotion et, le cas échéant, des différences de traitement entre salariés.

Attention, toutefois à vérifier votre convention collective ou vos accords de branche : certains accords imposent la tenue d’entretiens annuels ou pluriannuels.

Quel est l’objectif de cet entretien ?

Cet entretien a pour objectif de faire le point sur le travail du salarié au titre de l’année écoulée sur :
• ses performances,
• ses qualités professionnelles,
• ses missions pour l’année à venir,
• une évolution de carrière,
• ses besoins en formation.

Que faut-il faire avant l’entretien ?

Il vous faut respecter les étapes suivantes :
• consultation du CSE (anciennes prérogatives du CHSCT et du CE – entreprises de plus de 50 salariés),
• information des salariés préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluations professionnelles,
• déclaration à la CNIL en cas de traitement informatisé des dossiers personnels des salariés.

Comment va se dérouler l’entretien ?

Convocation à l’entretien : le salarié doit disposer d’un temps raisonnable pour préparer cet entretien. En conséquence un document doit être remis au salarié l’informant sur l’objet, le déroulement et le contenu de l’entretien.
Déroulement de l’entretien : le salarié et son responsable font le bilan de l’activité de l’année ou des années écoulées, discutent sur les objectifs ainsi que sur les besoins de formation et l’amélioration souhaitée des compétences. Ils font également le point sur la fonction occupée par l’intéressé et son évolution. Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de ses aptitudes. Le salarié est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations. (C. trav. art. L 1222-2.)

Quel résultat et quelle suite donner à l’évaluation ?

L’évaluation fait en principe l’objet d’un compte-rendu écrit et signé par le salarié et son supérieur hiérarchique. Le salarié a le droit de refuser de signer le compte-rendu s’il est en désaccord avec les mentions qui y figurent. Le résultat de l’évaluation est confidentiel à l’égard des tiers.

Comment conserver les résultats ?

Les données d’évaluation ne peuvent être conservées au-delà de la période d’emploi de la personne concernée. Toutefois, il est possible de conserver ces informations plus longtemps, notamment lorsqu’il s’agit de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié. Il faut alors les stocker sur un serveur spécifique, accessible à un nombre limité de personnes, et prévoir une traçabilité des opérations de consultation. (Communiqué CNIL du 11 Mai 2011).

L’entretien pour les salariés au forfait jours est obligatoire

Selon l’article L 3121-65 du code du travail, cet entretien doit être organisé pour TOUS les salariés ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours.

Quelle est la fréquence de ces entretiens ?

L’accord collectif mettant en place les conventions de forfait en jours sur l’année doit fixer les conditions selon lesquelles l’employeur assure l’évaluation et le suivi régulier de la charge de travail du salarié.
A défaut de stipulations conventionnelles spécifiques concernant les modalités et périodicité de cet entretien, l’employeur doit l’organiser une fois par an.

Quels sont les thèmes abordés lors de cet entretien ?

Il vous faut aborder ensemble :
• la charge de travail du salarié,
• l’organisation du travail dans l’entreprise,
• l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale,
• la rémunération du salarié.

Quelle peut être la sanction en cas de non respect de certaines règles ?

Le défaut de tenue de cet/ces entretien(s) entraîne la nullité de la convention individuelle de forfait et donc son inopposabilité au salarié qui, de ce fait, peut demander le paiement des heures supplémentaires accomplies au-delà de la durée légale de travail.
En conséquence et en raison de l’incidence attachée à la non-tenue de l’entretien, un compte-rendu écrit est nécessaire.

La saviez-vous ?

Soumis à une périodicité différente, l’entretien professionnel est lui aussi obligatoire et doit être organisé au minimum tous les 2 ans. Il doit également être conduit après certaines absences du salarié (absence maladie de longue durée, congé maternité, congé parental…) et, pour certains élus, en fin de mandat.

Il a pour but d’étudier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi. Il ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel d’évaluation ou l’entretien annuel des salariés en forfait jours dont l’objectif est de dresser le bilan de la période écoulée.

Pour résumer : l’entretien annuel d’évaluation nous invite à regarder derrière. L’entretien professionnel, quant à lui, nous engage à nous projeter vers l’avenir.